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仕事のチートシリーズ


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同じ質問に何度も回答している人アウト!

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今日は仕事の効率化について書きたいと思います。これは僕が前職で働いていたときから実践していた方法です。

仕事をしていると、お客様や、同僚から、あなたの担当分野についての質問を受けることがあると思います。
その中には、何度も受ける同じ質問があるのではないでしょうか?昔の僕は「それぐらい知っておいてよ~」と質問相手に対して思うこともありましたが、そんなことを言っても何も変わりません。

相手が質問してくるということは、相手が知りたいと思った時に、適切な情報が、わかりやすいところに無いことが問題なのです。だからあなたに聞いてくる。

同じ質問は資料にまとめて発信しろ!

そこで会社員だったときの僕は何度も受ける質問をエクセルにまとめてマニュアル化し、定期的にマニュアルを更新したことを伝えるXXXX通信として、同僚にメールで配信していました。いわゆるメルマガですね。

もちろんこれで質問が0になるわけではないのですが、一定の基本的な質問は減ったと思います。また、これは引き継ぎ資料にもなるので、担当を外れるときにも役立ちします。

また、現在僕がやっている会社では、よくある基本的な質問に関してはホームページや資料にあらかじめ掲載し、かつ、お問合わせがあったお客様には支払いや納品についてのよくある質問をあらかじめ作成してある特別ページのURL先にメールで伝えることで、回避しています。

資料にまとめた後のポイント!

ポイントは先にメールで伝えることで、後手になってはいけません。そこでやりとりが1回発生してしまうからです。仕事の効率化を考える上で一番重要なのは、いかにしてやらないか?ですので、できるだけ何かが無くなるように考えることが重要です。

みなさんも、1週間で2〜3回された質問や、ほとんどのお客さんにされる質問はあらかじめまとめておくと良いでしょう。



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