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仕事のチートシリーズ


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僕がメールを13:30と18:30に返す理由

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今日は仕事の効率化のチート(裏ワザ)について書いてみたいと思います。
テーマはメール

みなさんはメール作成・返信にどれぐらいの仕事時間を使っているでしょうか?
ちなみに僕は1日1時間ぐらいをメール作成・返信に使っています。この中には添付するための見積書を作ったりする時間も含まれています。

なお、こんなビジネスマンのメールについてはデータがあるようです。

ビジネスメール1日の平均通数、送信は約12通、受信は約55通

1通作成の平均時間は7分

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2016」
http://businessmail.or.jp/archives/2016/07/01/5668

つまり、平均では1日90分ぐらいメール送信に時間を掛けているわけですね。
恐らくもっとメールに時間を掛けている(取られている)という人もいると思います。

メールって送ったら仕事した気になってしまう(本当はやるべきことが他にたくさんある)のが怖いですよね。。。

メール、いつ送ってますか?

メール 効率化
出典:http://appllio.com/how-to-use-gmail-allocation-label-filter

さて、タイトルに書いたとおり、僕は毎日、13:30と18:30の1日2回、それぞれ約30分ぐらいずつメール送信タイムを作っています。
これ以外の時間には緊急なもの以外は返信しません。

みなさんは、いつメールを送ってますか?
即レスしてますという強者もいると思いますし、大体は始業直後(9時とか、9時半とか)、昼飯後とか、会議が一段落した後という感じではないでしょうか?

僕はメールを送信する時間はなるべく少なくしたいと思っています。メールの作成よりも重要な事があると思うからです。

そこで、メールの送受信を最小にするために1日のメール送信時間を13:30と18:30の1日2回に限定しました。即レスは素晴らしいと思うのですが、そのたびに重要な事を中断されるのが嫌だからです。

なぜ13:30、18:30なのか?

1日2回のまとまった時間を作るのは良いとして、なぜ13:30、18:30なのか?ですが、一応理由があります。それは

相手からの返信をできるだけ遅らせたいから

です。例えば、13:30に僕がメール送信すると、相手が13時からの会議やアポが入っていたりして、意外と返信が来るのが15時半とか、場合によっては17時半頃だったりします。13時にメール送信すると「会議前に返しておくか!」となったりしちゃうので13時半にしてます。

で、15時半に返信が来たものに対して、僕の返信が18:30。3時間ぐらいならぎりぎり遅いと思われないぐらいだと思います。

18:30のメールに対して相手はその日中に返信するか、翌日の朝に回すか2パターンあると思いますが、前者の場合もその日中に僕から返信があることを期待しないと思います。

そして、僕は翌日の13時半に前日の夜、当日の朝に来たメールに返信します。前日の夜に送ってくれた人からしたら若干遅い返信になるかと思いますが、朝すぐに返信してしまうと、またすぐに返信きちゃうのでそのパターンだけ我慢してもらってます。

まとめ

僕が大事にしているのは「相手からの返信を遅くすること」です。すぐに返信できないようにする、または早期の返信を期待させない(翌日返信来るだろうな、と思わせる)ということです。

この方法を取ってからメールに対する気持ちが楽になりました。すぐに返信しなきゃ!的なマインドから、次は18:30に返信しよう、と主体性を持って取り組むようになれたのが大きいです。

ただし、即レス派に比べると、仕事の進むペースが遅くなるというデメリットがあることを書いておきます。この方法はできるだけのんびり仕事したい人向けですね。



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